Hyvällä suunnittelulla, asiakkaan kuuntelulla ja tavoitteiden määrittelyllä saadaan parempia ja hyödyllisempiä työpajoja. Fasilitoimme parinkymmenen hengen työpajan, jonka tavoitteena oli ötökkäteemavuoden toiminnan suunnittelu ja ideointi.
Ei enää turhia suunnittelupalavereita
Käsi ylös, jos olet ollut tylsässä suunnittelupalaverissa. Itse ainakin olen joskus joutunut osallistumaan sellaiseen, jossa palaverin tavoitteet, käytetyt menetelmät tai suunniteluun osallistuvien henkilöiden mukanaolon tarkoitus eivät ole olleet aivan selvillä. Nämä yhdistettynä huonoon toteutukseen tappavat suunnittelun mielekkyyden ja lopputulokset jäävät laihoiksi.
Nämä kokemukset mielessä pitäen lähdimme toteuttamaan suunnittelutyöpajaa Vantaan kaupungin ympäristökeskukselle tulevaan teemavuoteen liittyen. Iloksemme vuoden 2019 teemaksi oli valittu ötökät, nuo usein unohdetut, mutta elintärkeät pienet öttiäiset. Loistava teema, joka antaa mahdollisuuksia vaikka mihin. Uhkaksi muodostuikin tässä tapauksessa ennemmin liiallinen ideoiden määrä kuin mielikuvituksen puute.
Oikeat tyypit paikalle päättämään
Työpajan tilaajan kanssa keskustelimme heidän toiveistaan työpajaan liittyen ja yhtenä tärkeänä asiana nousi konkreettisuus ja vastuiden jakaminen. Vastuiden jakaminen onnistuikin hienosti, kun työpajaan saatiin paikalle oikeat henkilöt, eli ne, joiden työpöydälle jaettavat tehtävät tulevat. On kaikkien osapuolten kannalta ikävää, jos hommia joutuu nakittamaan sellaisille henkilöille, jotka eivät itse pääse vaikuttamaan asiaan. Onnistuneen työpajan yksi kulmakivistä onkin oikeiden henkilöiden paikalle saanti.
Menetelmien valinta
Entä sitten se sisältö? Menetelmiä on vaikka millä mitalla. Käytettävien menetelmien valintaan vaikuttaa muun muassa tavoitteet, aihe, osallistujamäärä sekä käytettävissä oleva aika. Ötökkätyöpajassa aloitimme kevyesti lämmittelemään ”joo ja…” –menetelmällä, jonka jälkeen pienryhmissä pohdittiin teemavuoden ohjelmaa roolihahmojen (mm. ruuhkavuosia elävä äiti, koululainen ja eläkeläinen) kautta. Mukaan saatiin luontevasti otteita myös Vantaan kaupungin tekemästä Resurssiviisauden tiekartasta sekä opetussuunitelmista työpajan tilaajan toiveiden mukaisesti.
Jotta työpaja ei olisi vain paikallaan istumista, lyhyen kahvitauon jälkeen osallistujat pääsivät kiertämään kaikissa ryhmissä ”learning cafe” –tyyppisesti. Tässä työpajassa osallistujat olivat erittäin aktiivisia ja hienoja ideoita syntyi runsaasti. Tästä syystä jouduttiinkin tekemään hieman rajausta jatkojalostettavien ideoiden suhteen. Kun kaikki ideat oli saatu papereihin, siirryttiin äänestämään. Jokaiselle osallistujalle annettiin viisi tähteä jaettavaksi omasta mielestä hyville ideoille.
Tähtiäänestyksen jälkeen siirryttiin viimeiseen vaiheeseen, eli jatkojalostukseen ja vastuiden jakoon. Tämä tehtiin kaikkien osallistujien kanssa yhdessä niin, että toinen meistä järjestäjistä valitsi eniten tähtiä saaneita ideoita ja esitteli ne osallistujille. Toinen toimi kirjurina, kirjaten kustakin ideasta ylös lyhyen tiivistelmän, kuka tekee, milloin ja millä resursseilla. Näin jokainen osallistuja pääsi vielä vaikuttamaan sisältöön ja siihen, mitä tehtäviä ottaa hoitaakseen. Meille oli tärkeää, että kaikki tulokset saadaan kirjattua selkeään muotoon eikä mitään tärkeää jää ajelehtimaan post it-lapuille. Tämäkin tavoite täyttyi.
Työpajan sisällön perusteella jään erittäin suurella mielenkiinnolla odottamaan, mitä kaikkea Vantaalla on tänä vuonna tarjolla ötököihin liittyen!
Teksti: Paula Tallinen